Så importerar du mejl till familjekalendern

Få hjälp med det som kommer i inkorgen

Veckobrevet från skolan berättar när klassen ska på utflykt och vad barnet behöver ta med. Ett annat mejl gäller helgens match eller nästa födelsedagskalas. Med mejlimporten får du hjälp att plocka ut det viktiga och samla aktiviteterna i kalendern.

Du bestämmer vilka mejl du skickar till oss och vilka förslag du sparar. På så sätt slipper du föra över alla uppgifter för hand, och det blir lättare att dela informationen med den andra föräldern.

Så skickar du ett mejl till oss

1. Öppna Inställningar i Varannan Vecka och välj E-post integration. Har du flera familjer i appen kontrollerar du först att rätt familj är vald.
2. Tryck på Aktivera om du inte redan har gjort det. Kopiera mejladressen under Vidarebefordra brev till och använd den som mottagare. Det är skillnad på stora och små bokstäver, så kopiera adressen precis som den visas.
3. Öppna mejlet du vill skicka vidare i din vanliga mejlapp och välj Vidarebefordra. Ta med eventuella relevanta bilagor och tryck sedan på skicka.
4. Du får en notis när resultatet är klart. Öppna kalendern och tryck på den lila AI-knappen med texten ”Visa” för att se vad appen har hittat.

Appen kan läsa information i både mejltexten och bilagor som PDF-filer, bilder och Word-dokument. Om mejlet bara innehåller en länk till en skolportal som kräver inloggning behöver du skicka med själva informationen, till exempel i en bilaga.

Gå igenom förslagen och spara i kalendern

Du kan få en kort sammanfattning, förslag på aktiviteter eller både och. Alla mejl innehåller inte något att lägga in i kalendern.

Kontrollera datum, tid, beskrivning och vilka barn aktiviteten gäller. Ändra det som behövs och tryck på Spara för varje aktivitet du vill lägga till. Förslag du inte behöver kan du ta bort. Om du ser en dokumentikon kan du trycka på den för att läsa mejltexten igen.

Utflykten kan till exempel bli ett förslag med samlingstid och en anteckning om matsäck. Delar du den sparade aktiviteten med den andra föräldern har ni informationen samlad på samma ställe. Finns samma aktivitet redan i kalendern behöver du inte spara den igen.

Tips: låt mejlen skickas vidare automatiskt

Du kan automatiskt vidarebefordra nya mejl till din importadress. Skapa en regel för skolans eller föreningens mejladress, så slipper du skicka vidare varje mejl själv. Behåll gärna en kopia i din egen inkorg.

Du går igenom aktivitetsförslagen och sparar dem i Varannan Vecka, precis som när du vidarebefordrar ett mejl själv. Får båda föräldrarna samma veckobrev räcker det att en av er ställer in vidarebefordran. Då minskar risken att samma mejl ger dubbla förslag.

Nedan hittar du instruktioner för Gmail, Hotmail, Outlook och Live, Proton Mail, iCloud Mail och Yahoo Mail. Gör inställningarna på mejltjänstens webbplats, gärna på en dator. Menyerna kan heta lite olika beroende på språk och kontotyp. Använder du till exempel Apple Mail för att läsa din Gmail följer du instruktionerna för Gmail.

Så bekräftar du adressen för vidarebefordran

En del mejltjänster skickar ett bekräftelsemejl till adressen du vill vidarebefordra till. För Gmail och Proton kan du hitta sådana bekräftelser i supportchatten i Varannan Vecka. Följ länken där eller kopiera bekräftelsekoden till mejltjänstens inställningar. Gå sedan tillbaka till mejltjänsten för att slutföra inställningen. Bekräfta bara vidarebefordran som du själv har satt igång.

Gmail

1. Öppna Gmail på datorn och gå till Inställningar → Visa alla inställningar → Vidarebefordran och POP/IMAP. Fliken kan också heta Vidarebefordran. Välj Lägg till en adress för vidarebefordran och klistra in din importadress.
2. Följ stegen för att bekräfta adressen. Du hittar bekräftelsen i supportchatten i Varannan Vecka. Gå sedan tillbaka till Gmail.
3. Vill du bara skicka vidare mejl från vissa avsändare låter du vidarebefordran av all e-post vara avstängd. Öppna Visa sökalternativ i Gmails sökruta och skriv skolans eller föreningens mejladress i fältet Från. Välj Skapa filter, markera Vidarebefordra till och välj din bekräftade importadress. Skapa sedan filtret.

Gmails hjälp om vidarebefordran · Så skapar du filter i Gmail

Hotmail, Outlook.com och Live

1. Öppna Outlook på webben och gå till Inställningar → E-post → Regler → Lägg till ny regel.
2. Ge regeln ett namn, till exempel ”Skolan till Varannan Vecka”. Välj villkoret Från och skriv in skolans eller föreningens mejladress.
3. Välj Vidarebefordra till, ange din importadress och spara regeln. Använd vanlig vidarebefordran, inte alternativet att vidarebefordra mejlet som en bilaga.

Mejlet finns kvar i din brevlåda så länge du inte också har valt att det ska tas bort. Samma steg gäller för Hotmail- och Live-adresser som du använder via Outlook.com.

Microsofts hjälp om regler för vidarebefordran

Proton Mail

1. Automatisk vidarebefordran kräver ett betalt Proton Mail-abonnemang. Öppna inställningarna och gå till Settings → All settings → Forward and auto-reply → Add forwarding rule.
2. Under Forward from väljer du din Proton-adress. Under Forward to skriver du din importadress. Lägg till ett villkor för avsändaren du vill skicka vidare mejl från, till exempel skolan. Spara och skicka bekräftelsemejlet när Proton ber dig göra det.
3. Bekräfta via supportchatten i Varannan Vecka. Gå sedan tillbaka till Proton och kontrollera att regeln är aktiv.

Om kryptering: Enligt Proton stängs end-to-end-krypteringen av för alla mejl till och från en Proton-adress när du aktiverar vidarebefordran till en annan mejltjänst. Det gäller hela adressen, inte bara mejlen som skickas vidare. Dina andra Proton-adresser påverkas inte.

Protons hjälp om vidarebefordran och kryptering

iCloud Mail

1. Öppna icloud.com/mail. Tryck på inställningsknappen ovanför listan med brevlådor och välj Inställningar → Regler → Lägg till (+).
2. Ge regeln ett namn och välj att den ska gälla mejl från skolans eller föreningens mejladress.
3. Välj Vidarebefordra till, ange din importadress och lägg till regeln.

Välj vidarebefordran utan att ta bort mejlet om du vill behålla en kopia i iCloud. Enligt Apple kan det ta upp till 15 minuter innan en ny eller ändrad regel börjar fungera.

Apples hjälp om regler i iCloud Mail

Yahoo Mail

Automatisk vidarebefordran kräver Yahoo Mail Plus eller ett annat betalt abonnemang som inkluderar funktionen. Tillgängligheten varierar mellan länder. Öppna Yahoo Mail på datorn och gå till More options → Settings → Mailboxes. Välj din huvudsakliga brevlåda och leta upp Auto-forwarding. Skriv in din importadress, välj Verify och följ stegen för att bekräfta adressen.

Yahoo vidarebefordrar alla inkommande mejl i brevlådan. Det går alltså inte att välja ut enbart mejl från skolan med en sådan regel. Har du en vanlig privat mejladress är det därför bättre att själv skicka vidare de mejl som gäller barnen. Automatisk vidarebefordran passar bättre om du har en separat adress som bara används för barnens skola och aktiviteter.

Yahoos hjälp om vidarebefordran

Kontrollera att allt fungerar

Testa med ett nytt mejl från en avsändare som ingår i regeln. Välj gärna ett mejl med ett tydligt datum för en aktivitet och kontrollera att du får ett resultat i appen. Automatisk vidarebefordran gäller nya mejl. Äldre mejl skickar du vidare själv.

Om du inte får något resultat kontrollerar du att regeln är aktiverad och att du har bekräftat adressen, om mejltjänsten kräver det. Prova också att vidarebefordra ett mejl själv till adressen du kopierat från appen. Då kan du se om det är importen eller inställningen hos mejltjänsten som behöver ses över.

Vill du sluta vidarebefordra automatiskt stänger du av eller tar bort regeln hos din mejltjänst. I Gmail tar du bort filtret som sköter vidarebefordran. Aktiviteter som du redan har sparat finns kvar i kalendern.

Du kan också få hjälp att hämta datum från barnens skolkalendrar eller lägga in aktiviteter från ett foto.